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Min Specs

Especifica solo lo que “se debe hacer” y “lo que no” para alcanzar un propósito.

35-50 min – Estrategizar

¿Qué se logra?

Al especificar apenas el número mínimo de reglas simples, las Min Specs (especificaciones mínimas) que deben ser absolutamente respetadas, tú puedes liberar a un grupo para innovar sin barreras. Respetando las Min Specs  se garantiza que las innovaciones serán objetivas y responsables. Como los Diez Mandamientos, las Min Specs son restricciones que posibilitan: ellas detallan apenas lo que debemos y no debemos hacer. Así eliminas el desorden proveniente de reglas no esenciales, las especificaciones máximas que bloquean la innovación. Muchas veces, de dos a cinco Min Specs son suficientes para impulsar el desarrollo, para agregar más libertad y más responsabilidad a la comprensión del grupo sobre lo qué es lo que debe ser hecho para avanzar. A partir de la experiencia de campo, las personas participantes moldean y adaptan sus Min Specs juntas, trabajando en unidad, como uno solo. ¡Seguir las reglas permite que el grupo se suelte!

Lo que debes saber para implementar
esta estructura

Especificaciones mínimas

  • En el contexto de una actividad desafiante, una nueva iniciativa, o un destino estratégico, invita a las personas participantes a generar una lista completa de todos los ‘debemos’ y ‘no debemos hacer’ que consideren necesarios para alcanzar un resultado exitoso. Esta es una lista de especificaciones máximas (Max Specs).
  • Después que la lista de especificaciones máximas fue hecha, pida a las personas participantes a reducirla al mínimo necesario para alcanzar su objetivo. Invítalos a recorrer la lista ítem por ítem y eliminar todas las reglas que obtengan una respuesta positiva para la pregunta: “¿Si quebrásemos o ignorásemos esta regla, podríamos aún alcanzar nuestro objetivo?”
  • Grupos de 4 a 7 personas sentadas alrededor de pequeñas mesas
  • Papel para anotar las especificaciones máximas y mínimas
  • Todas las personas involucradas en la actividad o programa pueden participar
  • Todas las personas tienen la misma oportunidad para contribuir
  • Comienza individualmente, luego en pequeños grupos de 4 a 7
  • Grupo entero para compartir
  1. Genera una lista de todas las actividades que ‘debemos’ y ‘no debemos’ hacer (especificaciones máximas), primero individualmente por un minuto, después en grupos pequeños consolida y expande por cinco minutos. Hagan la lista lo más completa posible en poco tiempo. 6 min.
  2. Cada grupo prueba cada especificación en su lista Max Specs contra la declaración de propósito. Si una especificación puede ser infringida y el fin aún así es alcanzado, la especificación es eliminada de la lista. 15 min.
  3. Haz una segunda ronda de ser necesario. 15 min.
  4. Compartan entre grupos y consoliden la lista mas corta. 15 min.

¿Por qué? / Propósitos

  • Permite apreciar y decidir que es lo absolutamente esencial para el éxito
  • Abre espacio para nuevas posibilidades
  • Reduce la frustración y liberar a las personas del micro-control.
  • Concentra o redirecciona recursos y energías a donde es importante
  • Ayuda a orientar la expansión y una comprometida diseminación de las innovaciones
  • Simplifica la estrategia en mercados de rápido movimiento

Sugerencias y trampas

Qué hacer y que no para sacar provecho a esta estructura

  • Concentra la atención en un desafío tangible, no en una situación imaginada o que no tenga sentido para el grupo/organización
  • Comienza con una lista completa de “Debemos Hacer”
  • Considera el mayor número posible de actores / partes interesadas que puedan ser afectadas
  • Sean implacables en eliminar los “Debemos Hacer”: no permitan que las especificaciones máximas se infiltren
  • Haz rondas extras de ser necesario
  • ¡Haz las especificaciones mínimas oficiales! Vitorea por ellas (di NO al “si, pero…”)
  • Da más peso a la experiencia directa en campo que al conocimiento teórico
  • Manten las Min Specs vivas, adaptándolas en base a experiencias de campo y observaciones de Simple Ethnography.
  • Si los grupos estuvieran con dificultades, tal vez sea necesario volver al círculo para esclarecer el propósito y asegurarse que este sea realmente importante.

Variaciones

Alternativas y agregados para que pruebes

  • Haz una segunda ronda de prueba de propósito con la pregunta: “Si tu siguieras todas las Min Specs, excepto ésta, alcanzarías tu objetivo?” Si es afirmativo, entonces puedes eliminar esta especificación de la lista.
  • En vez de hacer Min Specs para el presente, pide a las personas especular sobre cuáles Min Specs deben moldear acciones a futuro. Úsalas para informar el presente.
  • Usa esta estructura con grupos virtuales usando la función de chat para compartir respuestas a cada pregunta “puedes infringir esta especificación y alcanzar tu objetivo?”. Cuando su lista de Min Specs esté siendo más bien corta, abre la conversación por voz para todas las personas participantes.
  • Simple Etnography o Nine Whys pueden revelar Min Specs implícitas o tácitas (¡explora más profundamente!)

Ejemplos

Cómo ha sido aplicada esta estructura

  • La senadora Lynda Bourque Moss usó Min Specs para identificar los Debemos y No Debemos Hacer para que todas las personas involucradas compartan la responsabilidad de evitar el hábito de manejar bajo influencia del alcohol y apoyar la nueva legislación estatal. 
  • Luego de una Open Space con toda la empresa , Alison Joslyn desarrolló un conjunto de Min Specs con los nuevos líderes de proyecto de una revolución corporativa. 
  • Incluye Min Specs en cualquier tarea dada o recibida.

Atribución

Liberating Structuredesarrollada por Henri Lipmanowicz e Keith McCandless. Inspirado en la profesora Kathleen Eisenhardt y el autor Paul Plsek.

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