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Min Specs

Especifica solo lo que “se debe hacer” y “lo que no” para alcanzar un propósito.

35-50 min – Estrategizar

¿Qué se logra?

Al especificar apenas el número mínimo de reglas simples, las Min Specs (especificaciones mínimas) que deben ser absolutamente respetadas, tú puedes liberar a un grupo para innovar sin barreras. Respetando las Min Specs  se garantiza que las innovaciones serán objetivas y responsables. Como los Diez Mandamientos, las Min Specs son restricciones que posibilitan: ellas detallan apenas lo que debemos y no debemos hacer. Así eliminas el desorden proveniente de reglas no esenciales, las especificaciones máximas que bloquean la innovación. Muchas veces, de dos a cinco Min Specs son suficientes para impulsar el desarrollo, para agregar más libertad y más responsabilidad a la comprensión del grupo sobre lo qué es lo que debe ser hecho para avanzar. A partir de la experiencia de campo, las personas participantes moldean y adaptan sus Min Specs juntas, trabajando en unidad, como uno solo. ¡Seguir las reglas permite que el grupo se suelte!

Lo que debes saber para implementar
esta estructura

Especificaciones mínimas

  • En el contexto de una actividad desafiante, una nueva iniciativa, o un destino estratégico, invita a las personas participantes a generar una lista completa de todos los ‘debemos’ y ‘no debemos hacer’ que consideren necesarios para alcanzar un resultado exitoso. Esta es una lista de especificaciones máximas (Max Specs)
  • Después que la lista de especificaciones máximas fue hecha, pida a las personas participantes a reducirla al mínimo necesario para alcanzar su objetivo. Invítalos a recorrer la lista ítem por ítem y eliminar todas las reglas que obtengan una respuesta positiva para la pregunta: “¿Si quebrásemos o ignorásemos esta regla, podríamos aún alcanzar nuestro objetivo?”
  • Grupos de 4 a 7 personas sentadas alrededor de pequeñas mesas
  • Papel para anotar las especificaciones máximas y mínimas
  • Todas las personas involucradas en la actividad o programa pueden participar
  • Todas las personas tienen la misma oportunidad para contribuir
  • Comienza individualmente, luego en pequeños grupos de 4 a 7
  • Grupo entero para compartir
  1. Genera una lista de todas las actividades que ‘debemos’ y ‘no debemos’ hacer (especificaciones máximas), primero individualmente por un minuto, después en grupos pequeños consolida y expande por cinco minutos. Hagan la lista lo más completa posible en poco tiempo. (6 min)
  2. Cada grupo prueba cada especificación en su lista Max Specs contra la declaración de propósito. Si una especificación puede ser infringida y el fin aún así es alcanzado, la especificación es eliminada de la lista. (15 min)
  3. Haz una segunda ronda de ser necesario. (15 min)
  4. Compartan entre grupos y consoliden la lista mas corta. (15 min)

¿Por qué? / Propósitos

  • Permite apreciar y decidir que es lo absolutamente esencial para el éxito
  • Abre espacio para nuevas posibilidades
  • Reduce la frustración y liberar a las personas del micro-control
  • Concentra o redirecciona recursos y energías a donde es importante
  • Ayuda a orientar la expansión y una comprometida diseminación de las innovaciones
  • Simplifica la estrategia en mercados de rápido movimiento

Sugerencias y trampas

Qué hacer y que no para sacar provecho a esta estructura

  • Concentra la atención en un desafío tangible, no en una situación imaginada o que no tenga sentido para el grupo/organización
  • Comienza con una lista completa de “Debemos Hacer”
  • Considera el mayor número posible de actores / partes interesadas que puedan ser afectadas
  • Sean implacables en eliminar los “Debemos Hacer”: no permitan que las especificaciones máximas se infiltren
  • Haz rondas extras de ser necesario
  • ¡Haz las especificaciones mínimas oficiales! Vitorea por ellas (di NO al “si, pero…”)
  • Da más peso a la experiencia directa en campo que al conocimiento teórico
  • Manten las Min Specs vivas, adaptándolas en base a experiencias de campo y observaciones de Simple Ethnography
  • Si los grupos estuvieran con dificultades, tal vez sea necesario volver al círculo para esclarecer el propósito y asegurarse que este sea realmente importante

Variaciones

Alternativas y agregados para que pruebes

  • Haz una segunda ronda de prueba de propósito con la pregunta: “Si tu siguieras todas las Min Specs, excepto ésta, alcanzarías tu objetivo?” Si es afirmativo, entonces puedes eliminar esta especificación de la lista
  • En vez de hacer Min Specs para el presente, pide a las personas especular sobre cuáles Min Specs deben moldear acciones a futuro. Úsalas para informar el presente
  • Usa esta estructura con grupos virtuales usando la función de chat para compartir respuestas a cada pregunta “puedes infringir esta especificación y alcanzar tu objetivo?”. Cuando su lista de Min Specs esté siendo más bien corta, abre la conversación por voz para todas las personas participantes
  • Simple Ethnography o Nine Whys pueden revelar Min Specs implícitas o tácitas (¡explora más profundamente!)

Ejemplos

Cómo ha sido aplicada esta estructura

  • La senadora Lynda Bourque Moss usó Min Specs para identificar los Debemos y No Debemos Hacer para que todas las personas involucradas compartan la responsabilidad de evitar el hábito de manejar bajo influencia del alcohol y apoyar la nueva legislación estatal
  • Luego de una Open Space con toda la empresa , Alison Joslyn desarrolló un conjunto de Min Specs con los nuevos líderes de proyecto de una revolución corporativa
  • Incluye Min Specs en cualquier tarea dada o recibida

Atribución

Liberating Structure desarrollada por Henri Lipmanowicz y Keith McCandless. Inspirado en la profesora Kathleen Eisenhardt y el autor Paul Plsek.

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