ecocycle-planning_p

Ecocycle Planning

Analiza por completo el portafolio de actividades y relaciones para identificar obstáculos y oportunidades de progreso.

95 min – Analizar | Estrategizar

¿Qué se logra?

Es posible eliminar o mitigar “cuellos de botella” usuales, que sofocan el desempeño, revisando el portafolio de actividades del grupo, identificando elementos que están impidiendo los recursos necesarios, y cuales están generando rigidez, dificultando el progreso. El Ecocyle posibilita filtrar, priorizar y planificar acciones con todos los involucrados en las actividades al mismo tiempo, en contraposición a la manera convencional -en grupos pequeños y entre cuatro paredes-.

Adicionalmente, el Ecocycle ayuda a todos a ver el bosque y los árboles -pueden ver en dónde encajan las actividades en un contexto amplio-. Invita a los líderes a enfocarse en destrucción creativa y renovación, adicional a los focos usuales como crecimiento o eficiencia. Estimula la agilidad, la resiliencia y el desempeño sostenido, incluyendo las cuatro fases del desarrollo en el proceso de planificación.

Lo que debes saber para implementar
esta estructura

Especificaciones mínimas

  • Invita al grupo a ver, organizar y priorizar sus actividades actuales usando cuatro fases de desarrollo: nacimiento, madurez, destrucción creativa y renovación
  • Invita al grupo a generar acciones que: aceleren el crecimiento durante la fase de nacimiento; extiendan la vida o incrementen la eficiencia durante la fase de madurez; permitan dejar atrás prácticas rígidas durante la fase de destrucción creativa; y conecten personas creativas o preparen el terreno para que nazcan cosas nuevas en la etapa de renovación. La personalidad del líder en cada fase puede ser caracterizada como emprendedor, gerente, hereje y socializador
  • Un espacio con una pared plana amplia y espacio abierto para que los participantes se pongan de manera cómoda en frente a la pared
  • Sillas para que las personas se sienten en grupos de 4, con o sin mesas redondas pequeñas
  • Una guía de ecociclo individual para cada participante y uno tamaño poster para colocarse en la pared
  • Notas adhesivas para cada actividad
  • Todos los involucrados en hacer el trabajo están incluidos, todos los niveles y funciones
  • Todos tienen igual oportunidad para contribuir
  • 1-2-4-All
  • Grupos pequeños para los accionables
  1. Presenta la idea de Ecocycle y entrega la guía individual en blanco a cada participante. (5 min)
  2. Pídele a los participantes que generen sus listas individuales de actividades: “Pensando en tu grupo de trabajo (departamento, área, organización, etc.), haz una lista de todas las actividades (proyectos, iniciativas) que ocupan tu tiempo”. (5 min)
  3. Pídeles que trabajen en pares para decidir dónde colocar cada actividad en el Ecocycle. (10 min)
  4. Invítalos a formar grupos de cuatro y finalizar la colocación de las actividades en el Ecocycle. (15 min)
  5. Solicita a cada grupo que ponga sus actividades en notas adhesivas y a crear un mapa de todo el grupo, pidiéndoles que pasen al mapa de la pared a colocar sus actividades. (15 min)
  6. Invita a cada grupo a alejarse un poco del mapa y procesar los patrones que ocurrieron colocando las actividades. Pídeles que se enfoquen en todas las actividades donde hubo consenso sobre su posicionamiento. Preguntales: “¿Qué actividades necesitamos aumentar o empezar para avanzar?”. (15 min)
  7. En grupos pequeños, para cada actividad que debemos detener (aquellas que están en la trampa de rigidez), creemos un plan de acciones o “primer paso”. Toma 10 minutos o más dependiendo de la cantidad de actividades y grupos
  8. En grupos pequeños, por cada actividad que debemos iniciar o fondear (actividades que están en la trampa de pobreza), crea un plan de acciones o “primer paso”. Toma 10 minutos o más dependiendo de la cantidad de actividades o grupos
  9. Pídele ahora al grupo que se enfoque en las actividades en las que no hay consenso. Haz una ronda rápida de conversación, buscando darle sentido a la diferencia en posicionamiento de las actividades. Cuando sea viable, crea accionables para cada uno. (10 min)

¿Por qué? / Propósitos

  • Establece prioridades
  • Balancea el portafolio de estrategias
  • Identifica desperdicios y oportunidades de liberar recursos
  • Trae a la mesa y escuchar todas las perspectivas al mismo tiempo
  • Permite crear resiliencia y asimilar las disrupciones, reorganizando los programas
  • Muestra la película completa, el bosque y los árboles

Sugerencias y trampas

Qué hacer y que no para sacar provecho a esta estructura

  • No hagas tu primer Ecocycle Planning con el portafolio completo de estrategias de la organización. Empieza con un programa más simple, algo tangible con experiencia compartida
  • Recuérdale a los participantes que todas las fases del Ecocycle deben ser parte de una organización saludable
  • Sé preciso en el ámbito o en el tipo de actividades que están siendo consideradas para la actividad
  • Revisa con el grupo para que estén en el mismo dominio y misma escala
  • Incluye puntos de vista internos y externos a la organización o función (diversidad en los participantes y clientes podrían ayudar)
  • Preparar y establecer un criterio específico para cada cuadrante puede ayudar o interferir
  • No tengas miedo de hacer una segunda ronda
  • Identificar las trampas de pobreza y rigidez, además de establecer conexiones entre las distintas actividades con estas “etiquetas”, es la base para la búsqueda de soluciones

Variaciones

Alternativas y agregados para que pruebes

  • Pídele a los participantes que hagan una lista de todas sus relaciones importantes con clientes externos/proveedores y clientes internos (adicional a sus actividades), para colocarlos igualmente en el Ecocycle. Solicítales evaluar sus relaciones con las mismas preguntas usadas para las actividades e incluirlas en las últimas cuatro fases del proceso de Ecocycle Planning 
  • Únelo en una cadena con Panarchy, 1-2-4-All, WINFY y Open Space
  • TRIZ puede ayudar a profundizar el cuadrante de destrucción creativa
  • Úsalo en grupos virtuales pidiéndole a los participantes que coloquen sus evaluaciones del Ecocycle con un punto en la pizarra, posteriormente conversen en pares y con todo el grupo sobre los patrones que emergen. Antes de entrar en la fase de colocar las actividades en el mapa global, usa 1-2-All para construir un entendimiento común. Vas a necesitar acordar una lista común de actividades y relaciones que ayuden a simplificar el mapeo. Revisa y ordena las respuestas con una pizarra y una persona con el rol de “sintetizador”. No te preocupes si no es perfecto las primeras rondas. Las sesiones virtuales pueden profundizar o complementar los intercambios cara a cara
  • What, So What, Now What? y 25/10 Crowd Sourcing pueden ayudar 

Ejemplos

Cómo ha sido aplicada esta estructura

  • Para una revisión del portafolio de un departamento de tecnología de la información
  • Para ayudar a ejecutivos y académicos a transformar su aproximación a la educación (evaluar tanto el histórico, como las propuestas de cambio)
  • Para planificar cambios de vida de una persona, revisando las actividades y moldeando próximos pasos
  • Para acelerar el desempeño de un equipo de ejecutivos, que están pasando por un proceso de integración con una compañía recién adquirida (revisando la mezcla de dos líneas de producto y oportunidades de investigación)

Atribución

Liberating Structure adaptada por Henri Lipmanowicz y Keith McCandless de la profesora Brenda Zimmerman www.change-ability.ca y los ecologistas de http://www.resalliance.org

Explora otras estructuras liberadoras

Echa un vistazo al menú completo de estructuras liberadoras

Si no sabes por donde partir, encuentra tu match ideal