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Ecocycle Planning

Analiza por completo el portafolio de actividades y relaciones para identificar obstáculos y oportunidades de progreso.

95 min – Analizar | Estrategizar

¿Qué se logra?

Es posible eliminar o mitigar “cuellos de botella” usuales, que sofocan el desempeño, revisando el portafolio de actividades del grupo, identificando elementos que están impidiendo los recursos necesarios, y cuales están generando rigidez, dificultando el progreso. El Ecocyle posibilita filtrar, priorizar y planificar acciones con todos los involucrados en las actividades al mismo tiempo, en contraposición a la manera convencional -en grupos pequeños y entre cuatro paredes-.

Adicionalmente, el Ecocycle ayuda a todos a ver el bosque y los árboles -pueden ver en dónde encajan las actividades en un contexto amplio-. Invita a los líderes a enfocarse en destrucción creativa y renovación, adicional a los focos usuales como crecimiento o eficiencia. Estimula la agilidad, la resiliencia y el desempeño sostenido, incluyendo las cuatro fases del desarrollo en el proceso de planificación.

Lo que debes saber para implementar
esta estructura

Especificaciones mínimas

  • Invita al grupo a ver, organizar y priorizar sus actividades actuales usando cuatro fases de desarrollo: nacimiento, madurez, destrucción creativa y renovación.
  • Invita al grupo a generar acciones que: aceleren el crecimiento durante la fase de nacimiento; extiendan la vida o incrementen la eficiencia durante la fase de madurez; permitan dejar atrás prácticas rígidas durante la fase de destrucción creativa; y conecten personas creativas o preparen el terreno para que nazcan cosas nuevas en la etapa de renovación. La personalidad del líder en cada fase puede ser caracterizada como emprendedor, gerente, hereje y socializador.
  • Un espacio con una pared plana amplia y espacio abierto para que los participantes se pongan de manera cómoda en frente a la pared.
  • Sillas para que las personas se sienten en grupos de 4, con o sin mesas redondas pequeñas.
  • Una guía de ecociclo individual para cada participante y uno tamaño poster para colocarse en la pared.
  • Notas adhesivas para cada actividad.
  • Todos los involucrados en hacer el trabajo están incluidos, todos los niveles y funciones.
  • Todos tienen igual oportunidad para contribuir.
  • 1-2-4-All
  • Grupos pequeños para los accionables.
  1. Presenta la idea de Ecocycle y entrega la guía individual en blanco a cada participante. 5 min.
  2. Pídele a los participantes que generen sus listas individuales de actividades: “Pensando en tu grupo de trabajo (departamento, área, organización, etc.), haz una lista de todas las actividades (proyectos, iniciativas) que ocupan tu tiempo”. 5 min.
  3. Pídeles que trabajen en pares para decidir dónde colocar cada actividad en el Ecocycle. 10 min.
  4. Invítalos a formar grupos de cuatro y finalizar la colocación de las actividades en el Ecocycle. 15 min.
  5. Solicita a cada grupo que ponga sus actividades en notas adhesivas y a crear un mapa de todo el grupo, pidiéndoles que pasen al mapa de la pared a colocar sus actividades. 15 min.
  6. Invita a cada grupo a alejarse un poco del mapa y procesar los patrones que ocurrieron colocando las actividades. Pídeles que se enfoquen en todas las actividades donde hubo consenso sobre su posicionamiento. Preguntales: “¿Qué actividades necesitamos aumentar o empezar para avanzar?”. 15 min.
  7. En grupos pequeños, para cada actividad que debemos detener (aquellas que están en la trampa de rigidez), creemos un plan de acciones o “primer paso”. Toma 10 minutos o más dependiendo de la cantidad de actividades y grupos.
  8. En grupos pequeños, por cada actividad que debemos iniciar o fondear (actividades que están en la trampa de pobreza), crea un plan de acciones o “primer paso”. Toma 10 minutos o más dependiendo de la cantidad de actividades o grupos.
  9. Pídele ahora al grupo que se enfoque en las actividades en las que no hay consenso. Haz una ronda rápida de conversación, buscando darle sentido a la diferencia en posicionamiento de las actividades. Cuando sea viable, crea accionables para cada uno. 10 min.

¿Por qué? / Propósitos

  • Establece prioridades.
  • Balancea el portafolio de estrategias.
  • Identifica desperdicios y oportunidades de liberar recursos.
  • Trae a la mesa y escuchar todas las perspectivas al mismo tiempo.
  • Permite crear resiliencia y asimilar las disrupciones, reorganizando los programas.
  • Muestra la película completa, el bosque y los árboles.

Sugerencias y trampas

Qué hacer y que no para sacar provecho a esta estructura

  • No hagas tu primer Ecocycle Planning con el portafolio completo de estrategias de la organización. Empieza con un programa más simple, algo tangible con experiencia compartida.
  • Recuérdale a los participantes que todas las fases del Ecocycle deben ser parte de una organización saludable.
  • Sé preciso en el ámbito o en el tipo de actividades que están siendo consideradas para la actividad. Revisa con el grupo para que estén en el mismo dominio y misma escala.
  • Incluye puntos de vista internos y externos a la organización o función (diversidad en los participantes y clientes podrían ayudar).
  • Preparar y establecer un criterio específico para cada cuadrante puede ayudar o interferir.
  • No tengas miedo de hacer una segunda ronda.
  • Identificar las trampas de pobreza y rigidez, además de establecer conexiones entre las distintas actividades con estas “etiquetas”, es la base para la búsqueda de soluciones.

Variaciones

Alternativas y agregados para que pruebes

  • Pídele a los participantes que hagan una lista de todas sus relaciones importantes con clientes externos/proveedores y clientes internos (adicional a sus actividades), para colocarlos igualmente en el Ecocycle. Solicítales evaluar sus relaciones con las mismas preguntas usadas para las actividades e incluirlas en las últimas cuatro fases del proceso de Ecocycle Planning. 
  • Únelo en una cadena con Panarchy, 1-2-4-All, WINFY y Open Space.
  • TRIZ puede ayudar a profundizar el cuadrante de destrucción creativa.
  • Úsalo en grupos virtuales pidiéndole a los participantes que coloquen sus evaluaciones del Ecocycle con un punto en la pizarra, posteriormente conversen en pares y con todo el grupo sobre los patrones que emergen. Antes de entrar en la fase de colocar las actividades en el mapa global, usa 1-2-All para construir un entendimiento común. Vas a necesitar acordar una lista común de actividades y relaciones que ayuden a simplificar el mapeo. Revisa y ordena las respuestas con una pizarra y una persona con el rol de “sintetizador”. No te preocupes si no es perfecto las primeras rondas. Las sesiones virtuales pueden profundizar o complementar los intercambios cara a cara.
  • What, So What, Now What? Y 25/10 Crowd Sourcing pueden ayudar 

Ejemplos

Cómo ha sido aplicada esta estructura

  • Para una revisión del portafolio de un departamento de tecnología de la información.
  • Para ayudar a ejecutivos y académicos a transformar su aproximación a la educación (evaluar tanto el histórico, como las propuestas de cambio).
  • Para planificar cambios de vida de una persona, revisando las actividades y moldeando próximos pasos.
  • Para acelerar el desempeño de un equipo de ejecutivos, que están pasando por un proceso de integración con una compañía recién adquirida (revisando la mezcla de dos líneas de producto y oportunidades de investigación)

Atribución

Liberating Structure adaptada por Henri Lipmanowicz y Keith McCandless de la profesora Brenda Zimmerman www.change-ability.ca y los ecologistas de http://www.resalliance.org

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